Contratar una gestoría online para autónomos se resume en tres pasos: reunir el certificado digital o Cl@ve PIN junto con sus últimos documentos fiscales, elegir el plan y firmar el contrato, y esperar la activación del servicio, que suele rondar las 24-48 horas hábiles tras recibir toda la documentación (estimado, varía según la gestoría y el volumen de documentación pendiente). Si ya trabajaba con otra gestoría, hay un paso adicional: comprobar si existe un apoderamiento activo ante la Agencia Tributaria y, si lo hay, tramitar el cambio de representante. A continuación detallamos qué le van a pedir exactamente, en qué orden, y qué debe revisar antes de firmar, tanto si ya está de alta en RETA como si todavía no se ha dado de alta.
Qué significa contratar una gestoría online
Una gestoría online presta el mismo servicio fiscal, contable y laboral que una gestoría tradicional, pero toda la relación se gestiona a distancia: entrega de documentos a través de una plataforma o app, comunicación por email, chat o videollamada, y firma electrónica del contrato y los poderes necesarios. No implica renunciar a tener un asesor con nombre y apellidos; implica no tener que desplazarse a una oficina.
Diferencia con una gestoría tradicional
Las diferencias prácticas que más afectan al día a día del autónomo son estas:
- No hay horario de oficina estricto: la documentación se sube cuando usted puede, normalmente 24 horas al día.
- El archivo es digital: facturas y declaraciones quedan en la plataforma, no en una carpeta física.
- El contacto con el asesor es remoto por defecto (email, chat, videollamada), aunque algunas gestorías online con sede física también ofrecen cita presencial si la necesita.
- La estructura de coste suele ser más plana, con planes cerrados por cuota mensual en lugar de tarifas por gestión suelta.
Qué puede y qué no puede hacer por usted
Una gestoría online puede presentar sus modelos trimestrales y anuales, llevar su contabilidad, tramitar altas y bajas en el RETA, gestionar nóminas si tiene empleados y resolver requerimientos de Hacienda dentro de los plazos. No puede sustituirle en actos que exigen su presencia o firma personal: la comparecencia ante notario, la apertura de una cuenta bancaria a su nombre o la firma de contratos mercantiles con terceros. Para eso, el asesor le preparará la documentación, pero la gestión final es suya.
Requisitos antes de contratar
Certificado digital o Cl@ve PIN
Para que la gestoría pueda presentar modelos y hacer trámites en su nombre necesita un certificado digital (habitualmente de la FNMT) o estar dado de alta en el sistema Cl@ve de la Agencia Tributaria. Si todavía no tiene ninguno de los dos, puede solicitarlo usted mismo o, en muchas gestorías, iniciar el trámite de alta en Cl@ve con ayuda del asesor; en cualquier caso, la identificación inicial (comparecencia o vídeo-identificación) la tiene que hacer el titular, no la gestoría.
Estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social
Si ya es autónomo y tiene deudas pendientes con Hacienda o con la Seguridad Social, puede seguir contratando el servicio, pero conviene decirlo desde el primer contacto: el plan de regularización o el aplazamiento forman parte de lo que el asesor tiene que revisar antes de presentar cualquier modelo nuevo, para no arrastrar errores de periodos anteriores.
Documentos que le van a pedir
La documentación que le pedirán depende de si ya está de alta como autónomo o va a darse de alta ahora:
| Situación | Documentos que le pedirán |
|---|---|
| Ya es autónomo | DNI o NIE, certificado digital o Cl@ve, alta censal (modelo 036/037), últimas declaraciones trimestrales presentadas (modelos 130/131 y 303), última declaración de la renta con rendimientos de actividad económica (modelo 100), datos bancarios y facturas emitidas/recibidas del trimestre en curso |
| Todavía no se ha dado de alta | DNI o NIE, certificado digital o Cl@ve (o solicitud en trámite), epígrafe de IAE previsto para la actividad, previsión de ingresos y gastos, y datos bancarios |
Si ya es autónomo
Además de lo anterior, si viene de otra gestoría es importante que le entregue (o se lo pida usted) el histórico de declaraciones de los últimos ejercicios no prescritos. El plazo general de prescripción de la Administración para liquidar y exigir el pago de una deuda tributaria es de cuatro años, según el artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria; y la obligación de conservar libros, correspondencia y justificantes del negocio es de seis años desde el último asiento, según el artículo 30 del Código de Comercio. Es decir: aunque Hacienda ya no pueda revisarle más allá de cuatro años, usted sigue obligado a guardar la documentación mercantil hasta seis.
Si todavía no se ha dado de alta
En este caso puede contratar la gestoría antes de darse de alta en RETA: muchas gestorías online tramitan el alta censal y en autónomos como parte del arranque del servicio, usando los datos previstos de actividad. Si quiere ver el detalle completo del trámite de alta, puede consultar cómo darse de alta de autónomo online.
Pasos para contratar y qué pasa los primeros 7 días
Firma del contrato y alta en la plataforma
- Día 0 — Elección del plan y firma: compara los planes, elige el que se ajusta a su actividad y firma el contrato electrónicamente.
- Día 0-1 — Entrega de documentación: sube el certificado digital o datos de Cl@ve y los documentos de la tabla anterior a través de la plataforma.
- Día 1-2 — Activación del servicio: el equipo valida los datos, le da acceso a la plataforma o app y le asigna un asesor.
- Día 3-7 — Primera revisión: el asesor revisa el estado de sus últimas declaraciones, detecta pendientes y le confirma el calendario fiscal de los próximos trimestres.
Cambio de representante ante la AEAT si viene de otra gestoría
Si su gestoría anterior tenía un apoderamiento en la Sede Electrónica de la AEAT para presentar modelos en su nombre, ese poder sigue activo hasta que se revoque, aunque usted deje de trabajar con esa gestoría. Este trámite solo aplica en ese supuesto: si usted mismo presentaba sus declaraciones con su propio certificado digital o Cl@ve y la gestoría anterior únicamente le asesoraba sin apoderamiento registrado, no hay ningún poder que revocar; el cambio se limita entonces a dejar de compartir con ella sus credenciales de acceso. Según la propia Sede de la Agencia Tributaria, el poderdante puede revocar en cualquier momento los apoderamientos otorgados, bien por internet con firma electrónica, bien mediante documento público o privado con firma notarialmente legitimada; también puede pedir a la gestoría anterior que tramite ella misma la revocación, si así lo prefiere. La nueva gestoría necesitará que usted otorgue un nuevo apoderamiento a su favor para poder actuar; puede consultar y gestionar todos sus apoderamientos vigentes desde el apartado de consulta y revocación de apoderamientos de la propia Sede.
Qué debe incluir el plan que contrate
Modelos trimestrales y anuales
Antes de firmar, compruebe por escrito qué modelos incluye el plan: como mínimo, el 130 o 131 (pago fraccionado de IRPF), el 303 (IVA trimestral) y el 390 (resumen anual de IVA); si tiene empleados, también el 111 y el 190 de retenciones. Un plan mal definido deja fuera obligaciones que descubrirá en el primer requerimiento. Si quiere comparar qué suele incluir cada rango de precio, puede revisar nuestro análisis sobre el precio de una gestoría online para autónomos.
Asesor asignado y tiempo de respuesta
Pregunte si tendrá un asesor fijo asignado o si cada consulta la atiende una persona distinta, y pida por escrito un plazo de respuesta orientativo (por ejemplo, 24-48 horas hábiles). Esto evita sorpresas cuando necesite una respuesta rápida antes de una fecha límite de presentación. Si todavía está valorando varias opciones, este punto suele marcar la diferencia entre gestorías con precios similares; puede verlo con más detalle en cómo elegir la mejor gestoría para autónomos.
En Hawk Tax Advisors seguimos este mismo proceso: usted elige el plan que mejor se ajusta a su actividad en nuestra página de precios, firma online y le asignamos un asesor que revisa su situación fiscal desde el primer contacto. Si viene de otra gestoría, le acompañamos en el cambio de representante ante la AEAT cuando corresponda.
Preguntas frecuentes
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¿Qué documentos necesito para contratar una gestoría online?
Si ya es autónomo: DNI o NIE, certificado digital o Cl@ve, alta censal, sus últimas declaraciones trimestrales y la última renta con actividad económica. Si todavía no se ha dado de alta: DNI o NIE, certificado digital o Cl@ve (o solicitud en trámite), el epígrafe de IAE previsto y una previsión de ingresos y gastos.
¿Puedo contratar gestoría online antes de darme de alta como autónomo?
Sí. Muchas gestorías online, incluida Hawk Tax Advisors, pueden tramitar el alta censal y en el RETA como parte del arranque del servicio, usando los datos previstos de su actividad. No necesita estar ya de alta para firmar el contrato.
¿Cuánto tarda en activarse el servicio tras firmar?
En la práctica del sector, el servicio suele rondar las 24-48 horas hábiles desde que firma el contrato y entrega la documentación completa; es un plazo estimado y orientativo que conviene confirmar por escrito con la gestoría elegida, ya que puede variar según el volumen de documentación pendiente.
¿Qué pasa con mis declaraciones pasadas si vengo de otra gestoría?
Su gestoría anterior debe entregarle el histórico de declaraciones; conviene pedir al menos las de los últimos cuatro años, plazo general de prescripción fiscal según el artículo 66 de la LGT. Además, usted sigue obligado a conservar la documentación mercantil durante seis años, según el artículo 30 del Código de Comercio. Si esa gestoría tenía un apoderamiento registrado ante la AEAT, sigue activo hasta que se revoque en la Sede Electrónica (puede revocarlo usted o pedir que lo haga la propia gestoría anterior); si usted presentaba las declaraciones con su propio certificado o Cl@ve, no existe apoderamiento que revocar.
Fuentes
Contenido informativo. No sustituye al asesoramiento profesional sobre tu caso concreto.
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