Externalizar nóminas o llevarlas usted mismo: precio real y cuándo compensa

Externalizar las nóminas de su empresa cuesta, de forma orientativa, entre 15 € y 30 € por nómina y mes según el proveedor, el volumen de empleados y la complejidad del convenio aplicable. Llevarlas usted mismo, en cambio, implica el salario y las cotizaciones de una persona dedicada, el software de gestión y el tiempo que esa persona necesita para mantenerse al día con cada cambio normativo. En la mayoría de pymes de entre 5 y 50 empleados, externalizar suele salir más barato en números puros, aunque el punto exacto en el que compensa depende de cuánta otra carga de trabajo absorba esa misma persona. A continuación desglosamos ambos costes con cifras, una tabla de punto de equilibrio y un ejemplo paso a paso.

Cuánto cuesta externalizar nóminas

El precio de externalizar la gestión de nóminas se cobra casi siempre por nómina procesada (es decir, por empleado y mes), con cuotas mínimas cuando la plantilla es muy reducida. Las tarifas públicas que hemos consultado en el mercado español sitúan el precio en una horquilla amplia porque depende del número de altas y bajas, de la complejidad del convenio colectivo y de si el servicio incluye asesoramiento continuo o solo el cálculo mecánico de la nómina.

Precio por nómina

A modo de ESTIMACIÓN de mercado, a partir de varias tarifas públicas consultadas, el precio por nómina y mes suele moverse así:

El precio unitario suele bajar cuanto mayor es el volumen, algo lógico porque el proveedor reparte sus costes fijos (altas en sistema, actualizaciones normativas) entre más nóminas.

Precio por empleado y mes

Muchas gestorías cobran además una cuota base mensual fija (por ejemplo, 20-40 €) a la que se suma el precio por nómina, y facturan aparte extras como contratos, finiquitos o tramitación de bajas por IT. Ejemplo con cifras redondas: una empresa de 20 empleados a 20 €/nómina paga unos 400 €/mes, es decir, 4.800 €/año, cifra que debe compararse con el coste real de gestionarlo dentro de casa, que detallamos en el siguiente apartado.

Cuánto cuesta llevarlas internamente

Salario de un administrativo o RRHH

Según datos de mercado (ESTIMACIÓN, fuentes salariales consultadas en portales de empleo), un perfil administrativo generalista que incluya entre sus tareas la gestión de nóminas cobra en España entre 19.724 € y 23.400 € brutos anuales, mientras que un perfil más especializado en nóminas y Seguridad Social, con experiencia, puede superar los 30.000 € brutos anuales.

A ese salario hay que sumar las cotizaciones empresariales. Por contingencias comunes, la empresa asume el 23,60% de la base de cotización, más un 0,75% adicional por el Mecanismo de Equidad Intergeneracional, según la Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo, de cotización a la Seguridad Social para el ejercicio 2026. A estos porcentajes se suman otras cotizaciones (desempleo, FOGASA, formación profesional) que, en conjunto, suelen elevar el coste total para la empresa hasta alrededor de un 30% del salario bruto (ESTIMACIÓN habitual del sector, sin cifra oficial única porque varía según el tipo de contrato).

Ejemplo: un salario bruto de 22.000 €/año, con una carga del 30% en cotizaciones, supone un coste total para la empresa de unos 28.600 €/año, antes de contar vacaciones cubiertas, posibles bajas, selección o formación continua.

Software y actualización normativa

A ese coste salarial se añade la licencia del software de nóminas, que habitualmente se factura con una cuota mensual por empleado, y el tiempo que esa persona necesita dedicar a mantenerse al día: cada ejercicio cambian las bases y tipos de cotización (como ha ocurrido con la Orden PJC/297/2026 para 2026), se actualiza el SMI y pueden revisarse las condiciones del convenio colectivo aplicable o del propio Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre. Un error en una nómina o en los modelos 111 o 190 puede derivar en recargos de la Inspección de Trabajo o de la Agencia Tributaria, un coste oculto que rara vez se incluye al comparar salario frente a externalización.

A partir de cuántos empleados compensa externalizar

La comparación directa entre el precio por nómina y el salario de una persona dedicada en exclusiva da un resultado contundente: casi siempre compensa externalizar, incluso con plantillas de tamaño medio.

Esta tabla solo tiene sentido si esa persona se dedicase exclusivamente a nóminas, algo poco habitual en una pyme. En la práctica, el administrativo o responsable de RRHH reparte su jornada entre nóminas, contratos, selección, prevención de riesgos y otras tareas administrativas. Si solo dedica, por ejemplo, un 30% de su tiempo a nóminas, el coste asignable a esa función bajaría a unos 8.580 €/año (30% de 28.600 €). Con ese reparto, el punto de equilibrio frente a una tarifa externa de 20 €/nómina/mes se sitúa alrededor de las 35 nóminas (8.580 € ÷ 240 € por empleado y año).

Dicho de otro modo: por debajo de esa cifra, externalizar suele ser más barato en términos puramente económicos; por encima, dependerá de cuánta otra carga de trabajo absorba esa misma persona. Algunas gestorías del sector sitúan de forma orientativa el punto de inflexión entre los 10 y los 20 empleados (ESTIMACIÓN de fuentes del sector); nuestro cálculo con cifras públicas lo sitúa algo más alto cuando se reparte el tiempo de esa persona entre varias funciones. No existe un número mágico válido para todas las empresas: depende del volumen real de nóminas, de la complejidad del convenio y de qué otras tareas cubre esa persona.

Qué incluye el servicio de nóminas de Hawk Tax Advisors

Nuestro plan de gestión laboral cubre el cálculo mensual de nóminas y variables, la confección y presentación de los modelos 111 y 190, las altas, bajas y variaciones en el Sistema RED de la Seguridad Social, la redacción de contratos y finiquitos, y el asesoramiento sobre el convenio colectivo aplicable a su actividad. También acompañamos a la empresa ante requerimientos o inspecciones de trabajo, algo que un perfil interno sin formación jurídica específica difícilmente puede asumir solo.

Si además está valorando si le compensa una gestoría online o una tradicional, puede leer nuestra comparativa de precios en gestoría online vs. gestoría tradicional: precio. Y si quiere ver el precio real de nuestro plan de nóminas para el tamaño concreto de su plantilla, puede consultarlo en nuestra página de precios.

Contenido informativo. No sustituye al asesoramiento profesional sobre tu caso concreto.

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